Muchos clientes nos cuentan lo mismo antes de dar el paso: les gustaría cambiar de asesoría fiscal, pero les frena el miedo a perder información por el camino, a que se quede una declaración sin presentar o a que nadie sepa explicarles de dónde vienen las cifras de su contabilidad. Es una preocupación razonable. En Asesoría Insigna trabajamos con autónomos, con pymes y empresas y con particulares, y atendemos con frecuencia a quienes vienen de otro despacho. Le contamos cómo se hace el traspaso de forma ordenada, qué documentación conviene reunir y en qué momento es más cómodo mover las gestiones.
Por qué cambiar de asesoría fiscal no tiene por qué ser complicado
La documentación de su actividad forma parte de su negocio, aunque durante un tiempo la haya custodiado su asesoría. Los libros contables, las facturas, las declaraciones presentadas, los contratos de sus trabajadores y las nóminas son información de su empresa, y lo razonable es que pueda disponer de ella. El cambio se complica cuando se hace con prisas y sin una lista de lo que hay que pedir, no porque el trámite en sí sea difícil.
Tenga en cuenta, además, dos cosas antes de empezar. La primera, que conviene revisar el acuerdo de servicios que firmó, por si recoge algún plazo de preaviso. La segunda, que la normativa establece plazos durante los que hay que conservar la documentación fiscal, contable y laboral: si mañana llega un requerimiento de la Agencia Tributaria referido a un ejercicio antiguo, la que tendrá que responder es usted. Por eso el objetivo no es solo cambiar de despacho, sino terminar el proceso con su información completa en su poder.
Qué documentación debe pedir a su asesoría anterior
Esta es la parte que más se descuida. Pida los archivos en formato digital y, si puede, también los ficheros originales de los programas de contabilidad y nóminas. Una relación orientativa:
Área fiscal y contable
- Declaraciones presentadas de los últimos ejercicios, con su justificante de presentación: IVA, IRPF, retenciones, Impuesto sobre Sociedades y resúmenes anuales.
- Libros contables y libros registro, así como los balances y el cierre del ejercicio de cada año.
- Facturas emitidas y recibidas, y los extractos bancarios que se usaron para conciliar.
- Amortizaciones en curso, bases negativas pendientes y deducciones que estén aplicándose a lo largo de varios ejercicios.
- Copia de cualquier requerimiento, notificación o comprobación recibida y de la respuesta que se dio.
Área laboral
- Contratos de trabajo y sus anexos, prórrogas o modificaciones.
- Nóminas y seguros sociales de los últimos ejercicios, con los justificantes de presentación e ingreso.
- Altas y bajas en la Seguridad Social, partes de incapacidad temporal y comunicaciones al Sistema RED.
- Calendario de vacaciones, registro de jornada y convenio colectivo aplicable.
- Situación de embargos, excedencias, reducciones de jornada o cualquier particularidad viva de la plantilla.
Si su anterior asesoría le entrega únicamente PDF sueltos, no pasa nada, pero avísenos: el trabajo de reconstruir los saldos de partida es distinto y preferimos decírselo antes que descubrirlo a mitad de camino.
Cuál es el mejor momento para hacer el cambio
No hay una fecha que sirva para todos los casos, pero sí momentos más cómodos que otros. En general funciona bien hacer el traspaso cuando acaba de cerrarse un trimestre y ya se han presentado las declaraciones correspondientes, por ejemplo el modelo 303 de IVA o el modelo 130 de IRPF. Así la nueva asesoría arranca con un periodo limpio y no hay dudas sobre quién presenta qué.
El cambio de ejercicio también es un buen punto de corte, porque la contabilidad parte de cero y los saldos de apertura quedan claros. Lo que conviene evitar es cambiar en plena campaña, con la declaración de la renta o un cierre encima, o justo el día antes de que venza un plazo. Los plazos del calendario fiscal cambian de un año a otro y dependen de su situación, así que lo sensato es mirarlos juntos antes de fijar la fecha.
Cómo se hace el cambio, paso a paso
- Estudiamos su caso. Antes de nada revisamos qué obligaciones fiscales tiene, qué modelos presenta, cuántos trabajadores hay y qué particularidades existen. De ahí sale el presupuesto y el calendario, sin sorpresas.
- Usted comunica la baja a su asesoría anterior. Por escrito, dejando constancia de la fecha y solicitando en el mismo correo la entrega de la documentación.
- Recogida y revisión de la información. Comprobamos que está todo, que los saldos cuadran y que no queda ninguna presentación pendiente. Si detectamos un hueco, se lo indicamos con detalle.
- Autorizaciones. Para presentar en su nombre ante la Agencia Tributaria necesitaremos el apoderamiento o la autorización correspondiente, y para la parte laboral, la asignación en el Sistema RED de la Seguridad Social.
- Puesta en marcha. Cargamos la contabilidad, fijamos cómo y cuándo nos hará llegar las facturas y le confirmamos las próximas presentaciones.
- Primer cierre revisado con usted. En el primer cierre trimestral repasamos los números con usted para que sepa de dónde sale cada cifra.
Si prefiere que la conversación empiece por aquí, puede contarnos su situación y le planteamos el estudio previo sin ningún compromiso.
Errores frecuentes que conviene evitar
- Dar la baja antes de tener la documentación. Primero pida los archivos, después formalice la salida.
- Dejar el periodo en el aire. Conviene que quede por escrito qué declaración presenta cada despacho y hasta qué fecha.
- No revisar lo que le entregan. Recibir una carpeta no significa que esté completa; hay que abrirla y cotejarla.
- Olvidar los certificados y accesos. Su certificado digital, las claves y los apoderamientos concedidos son suyos: revise qué autorizaciones siguen activas y retire las que ya no procedan.
- Cambiar solo por precio. Un honorario más bajo que no incluya lo que usted necesita acaba saliendo caro en tiempo y en correcciones posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Puede negarse mi asesoría a entregarme la documentación?
La documentación de su actividad forma parte de su negocio y lo razonable es acordar su entrega al terminar la relación. Si aparece algún desacuerdo, por ejemplo por facturas pendientes, lo primero es pedirlo por escrito y dejar constancia. Cada situación es distinta y conviene valorarla con calma antes de dar ningún paso.
¿Se pierde el histórico de mi contabilidad al cambiar?
No tiene por qué. Con los libros y los balances de cierre podemos continuar la contabilidad desde donde estaba, manteniendo los saldos y las amortizaciones en curso. Cuanto más completo sea lo que se recibe, menos trabajo de reconstrucción hace falta.
¿Y si llega un requerimiento de un ejercicio que llevó la asesoría anterior?
Se puede atender igualmente, siempre que dispongamos de la documentación de ese periodo. Por eso insistimos tanto en recuperar el histórico completo durante el traspaso y no solo el ejercicio en curso.
Lo importante, en resumen
Cambiar de asesoría es sobre todo una cuestión de orden: pedir la documentación antes de dar la baja, elegir un momento sin plazos encima, dejar por escrito quién presenta cada modelo y revisar lo que se recibe. Con eso, el cambio se nota poco y su contabilidad al día no sufre. Cada caso tiene sus particularidades, así que lo revisamos de forma individual antes de comprometer nada.
Si tiene dudas sobre su caso, escríbanos o llámenos y lo revisamos con usted. En Insigna empezamos por un estudio previo de su situación, y a partir de ahí le acompañamos en lo que necesite.