Antes de empezar, muchos clientes nos plantean la misma duda: qué hace una asesoría fiscal y laboral por una empresa que no pueda hacer uno mismo con un programa de facturación y algo de paciencia. La respuesta corta es que no le quitamos una tarea suelta, le quitamos un calendario entero. En Asesoría Insigna trabajamos con autónomos, pymes y empresas, y también con particulares, y lo que suele pesar más no es el tiempo que se ahorra un día concreto, sino dejar de vigilar plazos, requerimientos y obligaciones fiscales que no son su oficio. Aquí le contamos, bloque por bloque, qué deja de hacer usted.
Qué hace una asesoría fiscal y laboral por una empresa
Una asesoría no es solo quien presenta los impuestos al final del trimestre. Son tres frentes que avanzan a la vez y que, si se descuidan por separado, terminan cruzándose en forma de aviso de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social.
- Área fiscal: cálculo y presentación de sus declaraciones periódicas y anuales (IVA, IRPF, el impuesto que corresponda según la forma jurídica) y criterio sobre qué gasto es deducible y en qué proporción.
- Área laboral: nóminas y seguros sociales, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social y todo lo que rodea a un trabajador desde que entra hasta que sale.
- Área contable: contabilidad al día, libros, conciliación de bancos y cierre del ejercicio con las cuentas cuadradas.
- Atención a la Administración: revisar notificaciones, contestar requerimientos y aportar la documentación ordenada cuando se la piden.
Lo que marca la diferencia no es la lista, sino que esas áreas se hablan entre ellas. Una nómina mal imputada descuadra la contabilidad; un gasto clasificado a la ligera reaparece en la declaración de la renta o en el cierre. Cuando lo lleva un mismo equipo, el dato se introduce una vez y encaja en los tres sitios.
Lo fiscal: del montón de facturas al modelo presentado
Esta es la parte que más horas invisibles consume, porque no es difícil: es repetitiva y no perdona despistes. El trabajo que dejamos hecho en su lugar sigue siempre el mismo recorrido.
- Recogemos las facturas emitidas y recibidas, los extractos bancarios y los justificantes de gasto del periodo.
- Revisamos que cada factura cumpla los requisitos formales. Una factura incompleta no es un detalle estético: puede costarle la deducción.
- Clasificamos cada apunte, separamos el IVA soportado del repercutido y detectamos lo que no admite deducción o solo la admite en parte.
- Calculamos el resultado, se lo explicamos antes de presentar nada y, con su conformidad, presentamos el modelo 303 de IVA y, en los autónomos a los que les corresponde, el modelo 130 de IRPF.
- Guardamos el justificante de presentación y anotamos lo que haya que seguir en el periodo siguiente.
Sobre fechas conviene ser prudente: las obligaciones y su periodicidad dependen de su situación concreta, y el calendario lo publica cada año la Agencia Tributaria. Nosotros lo cruzamos con su caso y le avisamos con margen de lo que toca y de lo que tiene que enviarnos, en lugar de que usted tenga que acordarse.
Un caso habitual: el gasto que parece deducible y no lo es
Un ejemplo frecuente es el del vehículo, el móvil o la parte de la vivienda desde la que se trabaja. No son gastos prohibidos ni gastos libres: su tratamiento depende del uso real, de la actividad y de la prueba que pueda aportar. Lo mismo ocurre con una factura a un cliente de otro país, que cambia la forma de emitirla y añade declaraciones informativas. En estos casos no hay respuesta de manual: estudiamos su caso, le decimos qué se sostiene documentalmente y qué no, y dejamos constancia del criterio aplicado por si más adelante hay que justificarlo.
Lo laboral: nóminas y seguros sociales sin sobresaltos
En cuanto hay una sola persona contratada, aparece una rutina mensual que no se puede aplazar. De esto deja de ocuparse usted:
- Contratos: elegir la modalidad adecuada, redactarlos y comunicarlos.
- Altas y bajas en la Seguridad Social, con la antelación que exige la normativa en cada supuesto.
- Nóminas del mes, con sus conceptos, retenciones y variables (horas, incentivos, ausencias).
- Seguros sociales y retenciones de IRPF de los trabajadores, con su presentación e ingreso.
- Partes de baja y alta médica, incapacidades temporales, vacaciones y permisos.
- Finiquitos, indemnizaciones cuando procedan y certificados de empresa.
- Avisos de cambios normativos que afecten a sus nóminas o a sus cotizaciones, porque esta área se modifica con frecuencia.
Aquí el valor no está en imprimir una nómina, está en que el documento refleje lo que de verdad ha pasado ese mes y que lo comunicado a la Administración coincida con lo pagado. Cuando no coincide, el problema no se queda en el mes: viaja al cierre del ejercicio y a la declaración del trabajador.
La contabilidad al día y el cierre del ejercicio
Llevar la contabilidad al día no es un requisito burocrático, es lo que le permite saber cómo va su negocio sin esperar a final de año. Registramos los movimientos con periodicidad, conciliamos los bancos, controlamos lo que está pendiente de cobro y de pago, y revisamos que los saldos tengan sentido.
Con eso, el cierre del ejercicio deja de ser una carrera. Se repasan amortizaciones, provisiones y ajustes, se cuadran los saldos y se preparan las cuentas y las declaraciones anuales que correspondan a su forma jurídica. Y antes de cerrar nada, se lo enseñamos: el momento de tomar decisiones es antes de que el ejercicio esté cerrado, no después.
¿Cuánto trabajo le quita al mes una asesoría?
No le vamos a dar un número de horas, porque sería inventado. Depende del volumen de facturas, de si tiene trabajadores y cuántos, de su forma jurídica, de si vende a particulares o a empresas y de si sus clientes están en España o fuera. Lo que sí podemos decirle es qué tipo de trabajo desaparece de su semana: el seguimiento de plazos, el cálculo, la clasificación de gastos, la presentación de modelos, la lectura de notificaciones y la búsqueda de respuestas en foros a preguntas que no deberían resolverse así. En una primera conversación revisamos su situación y le decimos con qué nos encontramos, sin sorpresas.
Lo que sigue siendo suyo
Delegar no es desaparecer. Para que esto funcione, hay tres cosas que siguen de su lado:
- Enviarnos la documentación del periodo, completa y dentro del plazo que acordemos.
- Avisarnos de los cambios antes de que ocurran: un trabajador nuevo, un cliente de otro país, una inversión, un local, un cambio de actividad.
- Conservar los justificantes. Nosotros trabajamos con ellos, pero la obligación de guardarlos es del titular.
Con eso, del resto nos ocupamos nosotros y usted puede dedicar su tiempo a su actividad.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar yo la contabilidad y dejarles solo las nóminas?
Sí, se puede trabajar por áreas. Conviene saber que, si lo contable y lo laboral van por separado, alguien tiene que cuadrar la información entre ambos, y ese alguien acaba siendo usted. Lo valoramos juntos según su volumen.
Trabajo con clientes de varias comunidades. ¿Importa dónde esté la asesoría?
No es determinante: las presentaciones se hacen por vía electrónica y la documentación puede enviarse en formato digital. Lo que importa es que la comunicación sea fluida y que la documentación nos llegue ordenada.
¿Qué hago si me llega una notificación o un requerimiento?
Nos la envía sin contestar nada por su cuenta y sin dejar pasar los días: estos escritos tienen plazo propio. La revisamos, le explicamos qué le están pidiendo y preparamos la respuesta con la documentación que la respalde.
Lo importante, en pocas líneas
Una asesoría le retira del día a día tres rutinas que no admiten retraso: los impuestos, las nóminas y seguros sociales, y la contabilidad al día que desembocará en el cierre del ejercicio. Usted conserva las decisiones y la obligación de informarnos a tiempo. Puede ver cómo organizamos nuestros servicios de asesoría fiscal, laboral y contable y qué incluye cada área.
Cada negocio es distinto y la normativa cambia de un ejercicio a otro, así que todo lo anterior hay que mirarlo con sus datos delante. Si tiene dudas sobre su caso, escríbanos o llámenos desde la página de contacto y lo revisamos con usted. Hacemos un estudio previo de su situación sin compromiso y, a partir de ahí, le decimos qué haríamos nosotros y qué seguiría estando en sus manos.