Una de las primeras preguntas que nos llegan cuando alguien decide cambiar de despacho o contratar por primera vez es muy concreta: cuál es la documentación necesaria para contratar una asesoría y ponerla a trabajar cuanto antes. Es una duda razonable, porque de ese primer envío depende que su contabilidad al día arranque sin huecos y que no se le escape ningún plazo. En Asesoría Insigna trabajamos con autónomos, pymes y empresas y particulares, y la buena noticia es que casi siempre se trata de papeles que usted ya tiene; lo importante es el orden en que se piden y para qué sirve cada uno.
Para qué sirve realmente esa documentación
No pedimos papeles por acumular archivo. Cada documento cumple una función muy definida:
- Identificar a quién representamos ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, con los datos exactos que figuran en sus registros.
- Saber qué obligaciones tiene abiertas: qué modelos presenta, con qué periodicidad y en qué régimen está.
- Tener un punto de partida contable, es decir, de dónde venimos, para no duplicar ni perder asientos.
- Comprobar que no hay nada pendiente: requerimientos, aplazamientos, deudas o declaraciones sin presentar.
- Poder actuar en su nombre sin que usted tenga que estar entrando en cada sede electrónica.
Cuando falta alguna de estas piezas, el trabajo no se para, pero sí se hace a ciegas durante unos días. Por eso preferimos estudiar su caso con la información delante antes de presentar nada.
Documentación básica común a todos los casos
Con independencia de si es autónomo o sociedad, hay un bloque que siempre pedimos:
- DNI o NIE del titular o del administrador, y NIF de la sociedad si la hay.
- Datos de contacto reales: teléfono, correo y domicilio fiscal tal y como consta en los registros oficiales.
- Certificado de situación censal actualizado. Es el documento que nos dice qué actividades tiene dadas de alta, en qué epígrafes y qué obligaciones fiscales tiene asociadas.
- Número de cuenta bancaria para domiciliaciones y devoluciones.
- Certificado digital o clave de acceso, o bien la firma de la autorización de representación para que podamos presentar en su nombre.
- Últimas declaraciones presentadas: según el caso, modelo 303 de IVA, modelo 130 de IRPF, resúmenes anuales y la última declaración de la renta.
- Notificaciones recibidas de Hacienda o de la Seguridad Social, incluso las que parezcan resueltas.
Si es autónomo
- Alta en el régimen de autónomos y, si procede, la última comunicación sobre su base de cotización.
- Facturas emitidas y recibidas del periodo en curso, y del ejercicio si aún no se ha cerrado.
- Extractos bancarios de la cuenta de la actividad.
- Contratos con gastos periódicos: alquiler del local, suministros, vehículo, seguros, cuotas profesionales. Nos sirve para valorar qué es deducible y en qué proporción.
- Préstamos o financiación vinculada a la actividad.
Si es una sociedad
- Escritura de constitución y estatutos, más las escrituras posteriores que hayan modificado algo relevante.
- Escritura de nombramiento del administrador vigente.
- Últimas cuentas anuales y el último impuesto sobre sociedades presentado.
- Libros contables y balances del ejercicio en curso, o el fichero de la contabilidad si se llevaba en un programa.
- Libros societarios: actas y registro de socios.
- Relación de bienes de inversión y su amortización acumulada.
Si tiene personal contratado
- Contratos de trabajo en vigor y sus anexos o prórrogas.
- Últimas nóminas y seguros sociales, con los recibos de liquidación de cotizaciones.
- Código de cuenta de cotización de la empresa y autorización del sistema de remisión electrónica.
- Convenio colectivo aplicable.
- Calendario de vacaciones, registro de jornada y situaciones especiales en curso: bajas médicas, reducciones de jornada, excedencias.
- Histórico de altas y bajas en la Seguridad Social del ejercicio.
- Documentación de prevención de riesgos y de protección de datos, para saber con qué proveedor está y si está al día.
Documentación por áreas: fiscal, laboral y contable
Ayuda mucho ordenar el envío por bloques, porque cada área tiene su propia documentación y sus propios plazos:
- Fiscal: censal, modelos presentados, resúmenes anuales, notificaciones, aplazamientos o fraccionamientos vivos.
- Laboral: contratos, nóminas, cotizaciones, convenio, incidencias abiertas.
- Contable: facturas, extractos bancarios, balances, inventario, bienes de inversión, saldos de clientes y proveedores.
Si no tiene algo, díganoslo en lugar de retrasar el envío. Muchos documentos los podemos obtener nosotros mismos una vez tengamos la representación firmada, y otros se pueden solicitar a la Administración. Lo que no conviene es empezar a presentar sin saber qué había antes.
Cómo es el traspaso, paso a paso
- Primera conversación. Nos cuenta a qué se dedica, cómo factura y qué le preocupa. De ahí sale la lista concreta de lo que necesitamos, que no es igual para todos.
- Envío de documentación. Le indicamos por dónde enviarla y con qué nombres de fichero, para que no se pierda nada.
- Revisión y diagnóstico. Comprobamos qué está presentado, qué falta y si hay algo pendiente con la Administración.
- Representación. Se firma la autorización para que podamos consultar y presentar en su nombre, y quedamos de alta en sus notificaciones.
- Puesta en marcha. Cargamos la contabilidad, fijamos qué nos envía cada mes y en qué fechas, y le decimos qué modelos le corresponden.
- Rutina. A partir de ahí trabajamos con un calendario propio de su empresa, avisándole antes de cada vencimiento.
Errores frecuentes que retrasan el arranque
- Enviar solo lo del mes en curso y dejar el resto del ejercicio para después. La contabilidad no se puede cerrar a trozos.
- Mandar fotos de facturas cortadas o ilegibles. Es preferible el PDF original.
- Olvidar las notificaciones electrónicas: si nadie las revisa, los plazos corren igual.
- No avisar de actividades secundarias, de operaciones con el extranjero o de alquileres, porque cambian los modelos a presentar.
- Dar por hecho que el despacho anterior ya presentó algo sin comprobarlo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de asesoría en cualquier momento del año?
Sí, no hay una fecha obligatoria. Dicho esto, los cambios cerca de un vencimiento o del cierre del ejercicio requieren más coordinación, porque hay que asegurarse de quién presenta qué. Lo habitual es dejarlo por escrito para que no quede ninguna declaración en el aire.
¿Qué pasa si no tengo los libros contables de años anteriores?
Se trabaja con lo que haya. Podemos reconstruir el punto de partida a partir de las declaraciones presentadas, los extractos bancarios y las facturas, y dejar constancia de lo que no ha sido posible recuperar. Es preferible partir de una base documentada que de una suposición.
¿Hace falta certificado digital o basta con autorizarles?
Depende del trámite y de la normativa vigente en cada momento, que cambia con cierta frecuencia. En unos casos es suficiente la autorización de representación y en otros conviene tener certificado propio. Lo revisamos con usted según su situación y le decimos exactamente qué necesita, sin que tenga que averiguarlo por su cuenta.
Lo importante en pocas líneas
Reúna la identificación, el certificado de situación censal, las últimas declaraciones presentadas, las facturas y extractos del ejercicio en curso, y todo lo laboral si tiene personal. Con eso una asesoría puede empezar a trabajar de verdad, no solo dar de alta un expediente. El resto lo vamos completando juntos, y lo que falte se solicita.
Cada empresa tiene su propia casuística: régimen, actividades, antigüedad, herencias del despacho anterior. Por eso en Insigna revisamos cada expediente de forma individual antes de comprometernos con nada, para trabajar sin sorpresas. Si tiene dudas sobre su caso, escríbanos o llámenos y lo revisamos con usted: hacemos un estudio previo de su situación y le enviamos la lista de documentación adaptada a su empresa, sin compromiso. Le acompañamos desde el primer envío de papeles.